1. SHK braucht mehr als Angebot und Rechnung: Wartungsverträge, Anlagendokumentation, GEG-Förderanträge und eine saubere Anbindung an den Großhandel entscheiden darüber, ob eine
Software im Alltag trägt.
2. Die Schnittstelle ist das wichtigste Kriterium: Ohne DATANORM, IDS oder UGL tippst du Materialpositionen weiterhin von Hand ab - hier liegt der größte Zeitgewinn.
3. Preise liegen zwischen 30 € und 150 € pro Nutzer und Monat: Klassische Branchensoftware wie pds oder Label ist teurer und mächtiger, Cloud-Tools wie HERO oder Plancraft sind günstiger und schneller eingeführt.
4. Software löst das Büroproblem nur zur Hälfte: Ein Tool schreibt die Rechnung nicht, es macht das Schreiben schneller. Wer die Büroarbeit ganz abgeben will, braucht keinen weiteren Login, sondern jemanden, der sie übernimmt.
Was SHK-Betriebe von anderen Gewerken unterscheidet
Bevor du Tools vergleichst, lohnt sich der Blick auf die Anforderungen, die in einem generischen Handwerkerprogramm meistens fehlen.
Wartungsverträge und wiederkehrende Termine. Heizungswartung, Trinkwasserprüfung nach VDI 6023, Klimaanlagen-Checks. Das ist planbarer, wiederkehrender Umsatz — aber nur, wenn die Software von selbst erinnert. Viele Tools können das gar nicht.
Anlagendokumentation. Welcher Kessel steht beim Kunden, welches Baujahr, welche Ersatzteile, was wurde beim letzten Besuch getauscht. Wer das im Ordner hat statt im System, verliert bei jedem Serviceeinsatz Zeit.
Förderanträge und GEG. Seit dem Heizungsgesetz gehört die Förderberatung zum Verkaufsgespräch. BAFA- und KfW-Anträge, Nachweise, Fristen. Kaum eine Software nimmt dir das ab — aber manche halten wenigstens die Unterlagen zusammen.
Großhandel. SHK-Betriebe bestellen ständig. Ohne DATANORM- oder IDS-Anbindung an Richter+Frenzel, GC-Gruppe, Reisser oder Sanitär-Heinze pflegst du Preise manuell — und rechnest mit veralteten Einkaufspreisen.
Notdienst. Rohrbruch am Sonntag. Die Software muss mobil funktionieren, auch im Keller ohne Empfang.
Wenn ein Anbieter diese fünf Punkte nicht beantworten kann, ist es keine SHK-Software, sondern ein Rechnungsprogramm mit SHK im Marketingtext.
Die 6 besten SHK-Softwarelösungen im Vergleich
pds
Die wohl mächtigste Lösung im SHK-Bereich und in vielen größeren Betrieben Standard. pds deckt den kompletten Prozess ab — von der Kalkulation über Projektsteuerung und Lager bis zur Finanzbuchhaltung.
Stärken: Vollständige Großhandelsanbindung (DATANORM, IDS, UGL), ausgereifte Wartungsvertragsverwaltung, ERP-Funktionen inklusive Buchhaltung, sehr tiefe SHK-Logik.
Grenzen: Einführung dauert Monate und kostet Beratungstage. Für einen Betrieb mit fünf Leuten ist das überdimensioniert — du bezahlst Funktionsumfang, den du nie anfasst.
Label
Seit Jahrzehnten im SHK-Handwerk verankert, mit entsprechend tiefem Branchenverständnis. Stark bei Aufmaß, Kalkulation und Materialwirtschaft.
Stärken: Sehr gute Kalkulation, saubere DATANORM-Anbindung, Wartungsverträge und Anlagendaten gut abgebildet, zuverlässiger Support.
Grenzen: Der Oberfläche merkt man das Alter an. Mobil ist die schwächste Disziplin — wenn dein Team viel auf Baustellen dokumentiert, prüfe das genau.
Sander & Doll
Ebenfalls ein SHK-Klassiker mit eigenem Branchenmodul. Bewährt in Betrieben, die seit Jahren mit derselben Software arbeiten.
Stärken: Tiefe Branchenlogik, gute Anlagen- und Serviceverwaltung, persönliche Betreuung.
Grenzen: Preise nur auf Anfrage. Modularer Aufbau heißt: Der Endpreis liegt oft deutlich über der ersten Zahl. Lass dir ein Komplettangebot geben.
HERO
Der bekannteste Cloud-Anbieter im deutschen Handwerk, mit über 20.000 Nutzern. Kein SHK-Spezialist, aber mit SHK-Modulen und guter mobiler App.
Stärken: Schnell eingeführt, moderne Oberfläche, gute App mit Offline-Funktion, DATANORM-Schnittstelle vorhanden.
Grenzen: Wartungsverträge sind schwächer abgebildet als bei den Spezialisten. Wer stark vom Servicegeschäft lebt, sollte das im Testzeitraum gezielt prüfen.
Plancraft
Der günstigste Einstieg. Bewusst schlank gehalten, sehr einfach zu bedienen.
Stärken: Günstig, in einem Nachmittag eingerichtet, aufgeräumte Oberfläche, gute App. Für Ein-Mann- und Kleinbetriebe oft völlig ausreichend.
Grenzen: Keine echte Wartungsvertragsverwaltung, Großhandelsanbindung eingeschränkt. Wer viel Material umsetzt, stößt an Grenzen.
Smalt
Smalt ist nicht nur Software, die du bedienst, sondern auch ein Team, das dein Büro übernimmt. Der Unterschied ist wichtig, deshalb steht er hier so deutlich: Bei den anderen fünf Anbietern arbeitest du in der Software. Bei uns arbeitet zusätzlich jemand für dich.
Was wir übernehmen: Angebote und Rechnungen, Buchhaltung, Terminkoordination, Kundenkommunikation, Netzanmeldungen, Förderanträge — und die Kundengewinnung, damit die Auftragslage nicht mehr schwankt.
Für wen das passt: Betriebe, die das Büroproblem nicht durch ein weiteres Tool lösen wollen, sondern es abgeben. Wir arbeiten mit Elektro- und SHK-Betrieben, erfolgsbasiert — keine Eintrittsgebühr.
Für wen das nicht passt: Wenn du die Büroarbeit gern selbst verantwortest und dafür nur ein besseres Werkzeug suchst, nimm eines der fünf Tools oben. Ehrlich gesagt bist du damit besser bedient.
Welche SHK-Software passt zu welchem Betrieb?
1–3 Mitarbeiter: Plancraft oder HERO. Der Aufwand einer klassischen Branchensoftware lohnt sich bei dieser Größe nicht.
4–15 Mitarbeiter mit viel Servicegeschäft: Label oder Sander & Doll. Sobald Wartungsverträge nennenswerten Umsatz machen, brauchst du die Spezialisten.
Ab 15 Mitarbeitern oder mit eigenem Lager: pds. Ab dieser Größe zahlt sich der ERP-Umfang aus.
Egal welche Größe, wenn das Büro der Engpass ist: Dann ist die Frage nicht, welche Software — sondern ob du die Büroarbeit überhaupt selbst machen musst.
Häufige Fragen zu SHK-Software
Welche Software ist die beste für SHK-Betriebe?
Es gibt keine beste, nur die passende. pds ist am mächtigsten, Plancraft am einfachsten, HERO der beste Kompromiss aus Preis und Funktion, Label und Sander & Doll die stärksten bei Wartung und Anlagendaten. Entscheidend sind Betriebsgröße und Anteil des Servicegeschäfts.
Gibt es kostenlose SHK-Software?
Dauerhaft kostenlose SHK-Software mit Großhandelsanbindung und Wartungsverwaltung gibt es praktisch nicht — dafür ist die Branchenlogik zu aufwendig. Fast alle Anbieter haben Testphasen von 14 bis 30 Tagen. Kostenlose Rechnungsprogramme können Rechnungen schreiben, aber keine Anlagen dokumentieren.
Was kostet SHK-Software?
Zwischen etwa 30 € und 150 € pro Nutzer und Monat. Cloud-Tools liegen am unteren Ende, klassische Branchensoftware am oberen. Wichtig: Bei klassischen Anbietern kommen einmalige Einrichtungs- und Schulungskosten dazu, oft im vierstelligen Bereich. Frag immer nach den Gesamtkosten im ersten Jahr.
Welche Schnittstellen braucht ein SHK-Betrieb?
Mindestens DATANORM für Artikelstammdaten. Besser zusätzlich IDS für den direkten Zugriff auf Verfügbarkeit und Preise beim Großhandel, und UGL für den Belegaustausch. Prüfe konkret, ob dein Großhändler unterstützt wird — GC, Richter+Frenzel und Reisser werden nicht überall gleich gut angebunden.
Hilft SHK-Software bei Förderanträgen?
Nur indirekt. Keine der Lösungen stellt BAFA- oder KfW-Anträge für dich. Gute Software hält die Unterlagen und Nachweise zusammen und erinnert an Fristen. Der Antrag selbst bleibt Handarbeit — oder wird ausgelagert.
Fazit: Erst die Frage, dann das Tool
Die ehrliche Antwort auf „welche Handwerkersoftware für SHK“ hängt an einer Frage, die du vorher beantworten solltest: Willst du im Büro effizienter werden — oder willst du das Büro loswerden?
Wenn effizienter: Nimm HERO oder Plancraft, wenn du klein bist, Label oder Sander & Doll bei viel Servicegeschäft, pds wenn du groß bist. Alle fünf sind gute Produkte. Teste zwei davon und entscheide nach zwei Wochen Praxis, nicht nach der Funktionsliste.
Wenn loswerden: Dann bringt dich der sechste Login nicht weiter. Genau dafür gibt es Smalt.
