Handwerkerrechnung schreiben: Diese Angaben sind Pflicht

Welche Angaben muss eine Handwerkerrechnung enthalten?

Eine Handwerkerrechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG erfüllen. Diese sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch für die steuerliche Anerkennung und den Vorsteuerabzug deiner Kunden essenziell. Fehlt auch nur eine Angabe, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen.

• Vollständiger Name und Anschrift deines Handwerksbetriebs
• Name und Anschrift des Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung mit Art und Umfang der Arbeiten
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Nettobetrag der Leistung
• Angewandter Steuersatz (7% oder 19%)
• Umsatzsteuerbetrag
• Bruttobetrag (Gesamtsumme)

Fehlende oder fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass deine Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Für dich als Handwerker kann das Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und im schlimmsten Fall rechtliche Probleme bedeuten.

Beispiel für eine korrekte Handwerkerrechnung

Du möchtest sehen, wie eine vollständige Handwerkerrechnung aussieht? Unser Muster enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und zeigt dir, wie du Arbeitskosten, Materialkosten und Fahrtkosten korrekt ausweist.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerker?

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können. Eine Pflicht zur Ausstellung solcher E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt; es gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Bis dahin sind auch weiter Rechnungen im PDF- oder Papierformat erlaubt. 

Moderne Softwarelösungen automatisieren die E-Rechnungserstellung und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Alternativ kannst du die gesamte Rechnungsstellung auch Smalt überlassen: Bei uns erhältst du von der Kundenakquise bis zur Handwerkerrechnung alles aus einer Hand.

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Welche Kosten darfst du in Rechnung stellen?

Grundsätzlich darfst du nur Kosten abrechnen, die direkt mit dem Auftrag zusammenhängen. Das bedeutet: Alles, was für die Erledigung der Arbeiten notwendig war, ist erlaubt, allgemeine Betriebskosten oder selbst verschuldeter Mehraufwand jedoch nicht.

Transparenz bei der Abrechnung schafft Vertrauen und vermeidet Rückfragen. Je klarer du deine Kosten aufschlüsselst, desto schneller erhältst du dein Geld und desto zufriedener ist dein Kunde.

Welche Positionen müssen einzeln ausgewiesen werden?

Die separate Ausweisung bestimmter Positionen ist besonders für Privatkunden wichtig, die Handwerkerleistungen steuerlich absetzen möchten. Das Finanzamt erkennt nämlich nur die Arbeitskosten an, Materialkosten dagegen nicht. Deshalb muss deine Rechnung klar zeigen, welcher Anteil auf welche Kostenart entfällt.

• Arbeitskosten: Stundenlohn und geleistete Arbeitszeit müssen klar erkennbar sein
• Materialkosten: Getrennt von den Arbeitskosten aufführen
• Fahrtkosten: Separat ausweisen (Anfahrtspauschale oder Kilometerberechnung)
• Fahrzeit: Kann zur Arbeitszeit gehören, sollte aber erkennbar sein
• Entsorgungskosten: Falls angefallen, gesondert aufführen

Bei Rechnungen an Privatpersonen solltest du die Arbeitskosten inklusive Fahrtkosten und Entsorgung am Ende der Rechnung noch einmal als Gesamtsumme ausweisen. So sieht der Kunde auf einen Blick, welcher Betrag steuerlich absetzbar ist; das erleichtert ihm die Steuererklärung und schafft Transparenz.

Besonderheiten bei Rechnungen an Privatpersonen

Rechnungen an Privatpersonen müssen besondere Anforderungen erfüllen, damit deine Kunden die Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen können. Nach § 35a EStG können Privathaushalte 20 % der Arbeitskosten von der Steuer absetzen – aber nur, wenn die Rechnung bestimmte Angaben enthält.

• Getrennte Ausweisung der Arbeitskosten: Arbeits- bzw. Lohnkosten müssen vom Material klar getrennt sein
• Hinweis auf steuerliche Absetzbarkeit: Optional, aber kundenfreundlich (z. B. „Die Arbeitskosten in Höhe von X Euro können steuerlich geltend gemacht werden“)
• Aufbewahrungshinweis: Hinweis zur Aufbewahrung der Rechnung für zwei Jahre muss erwähnt werden
• Zahlungsweg: Pflicht zur Überweisung statt Barzahlung (nur Überweisungen sind steuerlich absetzbar)
• Bankverbindung: Muss klar auf der Rechnung angegeben sein

Diese Anforderungen erhöhen die Kundenzufriedenheit erheblich, da sie deinem Kunden die Steuererklärung erleichtern und ihm die steuerliche Absetzbarkeit deiner Leistung transparent machen.

Handwerkerleistungen dürfen steuerlich geltend gemacht werden

Privatpersonen können Handwerkerleistungen nach § 35a EStG steuerlich geltend machen und so ihre Steuerlast reduzieren.

• 20 % der Arbeitskosten sind absetzbar
• Maximal 1.200 € Steuerersparnis pro Jahr

Wichtig: Nur Reparatur-, Wartungs- und Renovierungsarbeiten sind steuerlich absetzbar. Handwerkerkosten für Neubaumaßnahmen können hingegen nicht geltend gemacht werden, da sie keine Erhaltungsmaßnahmen darstellen.

Besonderheiten bei Rechnungen an Geschäftskunden

Rechnungen an Geschäftskunden müssen strengere formale Anforderungen erfüllen als solche an Privatpersonen. Der Grund: Unternehmen ziehen die Vorsteuer ab und verarbeiten deine Rechnung in ihrer Buchhaltung. Fehlerhafte Angaben können den Vorsteuerabzug verhindern und zu Rückfragen führen.

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Meist erforderlich statt nur Steuernummer
• Detaillierte Leistungsbeschreibung: Präzise Aufschlüsselung aller Positionen
• Separate Ausweisung von Netto, Umsatzsteuer und Brutto: Für Vorsteuerabzug notwendig
• Empfangspflicht: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Reverse-Charge bei Bauleistungen: Bei bestimmten Bauleistungen geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über

Die Einhaltung dieser Anforderungen sorgt für eine reibungslose Abwicklung und schnelle Zahlung. Geschäftskunden schätzen professionelle, fehlerfreie Rechnungen – das stärkt deine Position als zuverlässiger Partner.

Darf die Rechnung vom Kostenvoranschlag abweichen?

Ein verbindliches Angebot ist rechtlich bindend, der vereinbarte Preis gilt. Ein Kostenvoranschlag dagegen ist unverbindlich und dient nur als Orientierung. Der Unterschied ist entscheidend dafür, welche Abweichungen du in deiner Rechnung vornehmen darfst.

Sobald du absehen kannst, dass die Kosten höher ausfallen als im Kostenvoranschlag angegeben, musst du deinen Kunden unverzüglich informieren. Der Kunde hat dann das Recht, vom Auftrag zurückzutreten. In der Rechnung müssen die Gründe für Preissteigerungen transparent und nachvollziehbar erklärt werden.

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Was du bei einer Handwerkerrechnung außerdem beachten solltest

Neben den Pflichtangaben gibt es weitere Aspekte, die eine professionelle Handwerkerrechnung ausmachen. Diese Details sorgen für rechtliche Sicherheit, beschleunigen den Zahlungseingang und vermeiden Missverständnisse mit deinen Kunden.

• Frist beachten: Eine Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung erstellt werden
• Aufbewahrungspflicht: Du selbst musst Rechnungskopien 10 Jahre aufbewahren (GoBD-konform)
• Zahlungsbedingungen klar formulieren: Zahlungsfrist und -modalitäten angeben
• Skonto anbieten: Optional, aber kann Zahlungseingang beschleunigen
• Professionelles Layout: Übersichtliche Gestaltung schafft Vertrauen
• Viertelstundentakt: Arbeitszeit auf Viertelstunden genau abrechnen, nicht aufrunden
• Unterschrift: Nicht verpflichtend, aber verleiht persönliche Note

Noch besser: Handwerkerrechnung von Smalt schreiben lassen

Eine korrekte Handwerkerrechnung muss zahlreiche Pflichtangaben enthalten, von der Steuernummer über die fortlaufende Rechnungsnummer bis zur detaillierten Leistungsbeschreibung. Fehler bei den Angaben können im schlimmsten Fall zur Nichtanerkennung durch das Finanzamt führen.

All diese Anforderungen kosten Zeit und Nerven, die du lieber in dein Handwerk investieren würdest. Smalt übernimmt deshalb den ganzen Papierkram und erstellt korrekte und professionelle Rechnungen für dich. Egal ob Privat- oder Geschäftskunde, E-Rechnung oder klassische PDF – wir sorgen dafür, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und deine Rechnungen pünktlich beim Kunden ankommen.

FAQ

Wie muss eine korrekte Handwerkerrechnung aussehen?

Eine korrekte Handwerkerrechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG: Namen und Adressen von Auftragnehmer und Kunde, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, detaillierte Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum sowie Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Bei Privatkunden sollten Arbeitskosten separat ausgewiesen werden.

Was darf der Handwerker in Rechnung stellen?

Handwerker dürfen Arbeitszeit, Materialkosten (nach Zustimmung), Fahrtkosten, Fahrzeit, Gerätekosten für Spezialwerkzeug und Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit abrechnen. Nicht erlaubt sind Werkzeugverschleiß, allgemeine Betriebskosten, selbst verschuldeter Mehraufwand oder fiktive Leistungen, die nicht erbracht wurden.

Was bedeutet „Handwerker-Rechnung 20 Prozent"?

Die „20 Prozent" beziehen sich auf die steuerliche Absetzbarkeit von Handwerkerleistungen für Privatpersonen nach § 35a EStG. Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten – maximal 1.200 € pro Jahr – von ihrer Einkommensteuerschuld abziehen. Dies gilt nur für Lohnkosten, Fahrtkosten und Entsorgungskosten, nicht jedoch für Materialkosten.